AIM — система автоматизации инвентаризации и учета активов
Автоматизируйте маркировку, поиск и инвентаризацию материальных активов: оборудования, офисной техники, мебели и имущества филиалов — без бумажных ведомостей и лишней ручной сверки.
- Быстрая маркировка и контроль активов по кабинетам, зданиям и филиалам
- Плановая и внеплановая инвентаризация с фиксацией фактического наличия
- Поиск перемещенного или утраченного имущества и контроль расхождений
- Импорт данных из CMDB, SAP, 1C, MS SQL, Oracle с выгрузкой в Excel
Когда бизнесу нужна автоматизация инвентаризации активов
Инвентаризация занимает слишком много времени
Сотрудники вручную сверяют списки, обходят помещения с бумажными ведомостями или Excel и долго обрабатывают результаты проверки.
Активы перемещаются между кабинетами и филиалами
Оборудование, мебель, офисная техника и другие активы меняют местоположение, а учетные данные обновляются с задержкой или не обновляются вовсе.
Есть расхождения между фактом и учетом
При проверке появляются недостачи, излишки, дубли и неактуальные сведения в учетных данных.
Нужно быстро найти оборудование
Поиск конкретного актива может занимать часы, особенно если организация распределена по нескольким зданиям или филиалам.
Сложно готовить отчеты
После инвентаризации приходится вручную сводить данные, формировать списки отсутствующих, найденных и перемещенных активов.
Нужно перейти от Excel к управляемой системе
Excel помогает вести список, но не закрывает задачи маркировки, сканирования, контроля перемещений, разграничения доступа и анализа расхождений.
Что такое AIM
Система автоматизации инвентаризации
AIM — это программно-аппаратный комплекс для автоматизации маркировки и инвентаризации материальных активов: от первичной загрузки данных и печати этикеток до проведения проверки, поиска оборудования, контроля перемещений и формирования отчетности.
Система помогает сверять учетные данные с фактическим наличием активов: фиксировать, что найдено, чего не хватает, какие объекты перемещены и где появились расхождения.
Решение особенно полезно компаниям, где большое количество активов распределено между кабинетами, зданиями, подразделениями или филиалами, а результаты инвентаризации нужно получать быстро, понятно и без лишней ручной обработки списков.
Кому подходит система AIM
Крупные компании и холдинги
Контроль большого количества активов, распределенных между офисами, зданиями, подразделениями и филиалами.
Организации с филиальной структурой
Единый подход к маркировке, учету и инвентаризации активов в разных локациях.
ИТ-отделы
Учет офисной техники, ИТ-оборудования, периферии и другого оборудования, которое нужно быстро находить и проверять.
Бухгалтерия
Ускорение инвентаризации основных средств и подготовка данных по найденным, отсутствующим и перемещенным активам.
АХО и службы эксплуатации
Контроль мебели, офисной техники, оборудования и другого имущества по помещениям.
Производственные предприятия
Учет технологического оборудования и материальных активов, распределенных между площадками, зданиями или участками.
Организации с большим количеством помещений
Контроль перемещения активов по кабинетам, корпусам, зданиям и филиалам.
Какие активы можно учитывать в AIM
AIM подходит для учета материальных активов, которые нужно маркировать, регулярно проверять, перемещать между локациями и отражать в отчетности.
ИТ-оборудование
Ноутбуки, компьютеры, мониторы, периферия, офисная техника и другое оборудование рабочих мест.
Офисное имущество
Мебель, оргтехника, переговорное оборудование, техника и имущество кабинетов.
Основные средства
Имущество на балансе компании, которое подлежит маркировке, учету и инвентаризации.
Технологическое оборудование
Оборудование, приборы и другие материальные активы, используемые в рабочих процессах компании.
Эксплуатационный инвентарь
Хозяйственное имущество, инвентарь и другие объекты, которые нужно контролировать по помещениям и ответственным лицам.
Имущество филиалов
Активы, распределенные между офисами, зданиями, подразделениями и филиалами.
Какие задачи решает система автоматизации инвентаризации
Первичная маркировка активов
Печать и нанесение идентификационных этикеток на оборудование, основные средства и другие материальные активы.
Плановая и внеплановая инвентаризация
Проведение проверок по зданиям, подразделениям, кабинетам, филиалам или выбранным перечням активов.
Сверка план-факт
Сравнение фактического наличия активов с учетными данными и выявление расхождений.
Поиск перемещенных активов
Фиксация фактического местоположения оборудования и выявление объектов, которые находятся не там, где должны быть.
Контроль недостач и излишков
Формирование списков найденных, отсутствующих, лишних и перемещенных активов.
Отчетность по результатам проверки
Подготовка отчетов по итогам инвентаризации и выгрузка результатов в Excel.
Работа с филиалами
Контроль активов в разных локациях: кабинетах, зданиях, подразделениях и филиалах.
Снижение ручного труда
Сокращение ручной сверки, обработки результатов и переноса данных между таблицами.
Как работает AIM
Пошаговый процесс учета, маркировки и инвентаризации активов в системе AIM
Загрузка данных об активах
Импорт перечня активов из Excel или учетной системы: инвентарные номера, наименования, локации, МОЛ и дополнительные атрибуты.
Настройка структуры учета
Задаются подразделения, филиалы, здания, кабинеты, ответственные лица, типы активов и права доступа пользователей.
Маркировка оборудования
Создаются и наносятся уникальные метки на активы. Формат маркировки уточняется по функционалу: штрихкод, QR, RFID — только при подтверждении поддержки.
Проведение инвентаризации
Сотрудник сканирует активы с помощью терминала сбора данных и фиксирует фактическое наличие, местоположение и состояние объекта.
Сверка с учетными данными
AIM сравнивает результаты проверки с учетными данными и выявляет расхождения: найденные, отсутствующие, перемещенные и лишние объекты.
Формирование отчетности
Система формирует результаты проверки, списки найденных, отсутствующих и перемещенных активов, а также данные по выявленным расхождениям.
Выгрузка и дальнейшая работа
Результаты инвентаризации выгружаются в Excel. При необходимости инциденты могут передаваться в систему управления инцидентами.
Интеграции и обмен данными с учетными системами
AIM подключается к существующим учетным системам и базам данных компании, чтобы загружать перечень активов для маркировки и инвентаризации.
Импорт данных
Загрузка перечня активов из учетных систем и баз данных: CMDB, SAP, 1C, MS SQL Server, Oracle Database и других источников.
Какие данные загружаются
Наименование актива, инвентарный номер, серийный номер, ответственное лицо или МОЛ, местоположение и другие учетные атрибуты.
Выгрузка результатов
Экспорт результатов инвентаризации в Excel: найденные, отсутствующие, перемещенные активы и выявленные расхождения.
Интеграция с 1С
Возможна как один из сценариев обмена данными, если 1C используется как учетная система компании.
Корпоративные системы
AIM может получать данные из CMDB, SAP, MS SQL Server, Oracle Database и других источников, используемых для учета активов.
Права доступа
В AIM можно настраивать роли пользователей с разными уровнями доступа к активам.
Преимущества AIM для инвентаризации и учета активов
Быстрый запуск
AIM — преднастроенное решение для автоматизации инвентаризации. После установки, подключения к учетным системам и настройки прав доступа комплекс готов к работе.
Меньше ручного труда
Сканирование этикеток и автоматизированная обработка результатов уменьшают объем ручной сверки, переноса данных между таблицами и последующей обработки списков.
Контроль перемещений
AIM помогает фиксировать фактическое местоположение активов и выявлять оборудование, перемещенное между кабинетами, зданиями или филиалами.
План-факт по инвентаризации
Система показывает, какие объекты найдены, какие отсутствуют, какие появились как излишки и по каким активам возникли расхождения.
Гибкая отчетность
Результаты проверки можно выгружать в Excel и использовать для анализа найденных, отсутствующих, перемещенных и спорных объектов.
Удобство для сотрудников
Понятный сценарий работы помогает проводить инвентаризацию на местах: получить задание, отсканировать активы, зафиксировать фактические данные и передать результаты в AIM.
Работа с распределенной структурой
AIM подходит компаниям, где активы находятся в разных кабинетах, зданиях, подразделениях или филиалах.
Подготовка к эксплуатации
Комплекс можно настроить под структуру учета активов: локации, типы активов, пользователей, роли и уровни доступа.
Чем AIM отличается от инвентаризации в Excel
Как проходит внедрение системы AIM
Мы работаем по проверенной методике с полным контролем на каждом этапе.
Средний срок внедрения — от 2 до 6 недель в зависимости от масштаба проекта.
Обследование текущего учета
Анализируем, как сейчас ведется учет активов: где хранятся данные, какие системы используются, какие активы подлежат маркировке и инвентаризации.
Подготовка структуры учета
Определяем локации, подразделения, здания, кабинеты, филиалы, типы активов, пользователей и уровни доступа.
Подготовка маркировки
Определяем состав данных для этикетки: наименование актива, штрихкод, инвентарный номер, серийный номер, ответственное лицо или МОЛ.
Настройка AIM
Настраиваем пользователей, роли доступа, перечни активов и рабочие параметры для проведения маркировки и инвентаризации.
Загрузка данных об активах
Импортируем перечень активов из учетных систем и баз данных: CMDB, SAP, 1C, MS SQL Server, Oracle Database и других источников.
Маркировка активов
Печатаются идентификационные этикетки со штрихкодом, после чего они наносятся на оборудование, мебель, офисную технику и другие материальные активы.
Проведение инвентаризации
Сотрудники сканируют активы терминалами сбора данных, фиксируют фактическое наличие, местоположение и состояние объекта или этикетки.
Сверка и выгрузка результатов
Система сравнивает фактические данные с учетными, выявляет найденные, отсутствующие, перемещенные активы и расхождения. Результаты можно выгрузить в Excel.
Часто задаваемые вопросы
об AIM
Отвечаем на самые популярные вопросы об автоматизации инвентаризации и учета активов.
AIM — это программно-аппаратный комплекс для автоматизации маркировки и инвентаризации материальных активов. Система помогает маркировать оборудование, проводить проверки, фиксировать фактическое наличие объектов, контролировать перемещения и формировать результаты инвентаризации.
Не нашли ответ на свой вопрос?
Получите консультацию по автоматизации инвентаризации и учета активов
Разберем текущий процесс инвентаризации, оценим объем проекта, количество локаций и состав активов. Подскажем, как использовать AIM для маркировки имущества, контроля перемещений, сверки фактического наличия с учетными данными и подготовки отчетов.
Консультация бесплатна и не налагает обязательств